Für Eigentümergemeinschaften, Vermieter und Bauträger
Der Weg
Acht Schritte bis zur Übergabe
Stimmung klären, Beirat einbinden
Sprechen Sie zuerst mit dem Verwaltungsbeirat und einigen Miteigentümern. Schreiben Sie auf, was aus Ihrer Sicht nicht läuft, mit Datum und Vorgang.
Tagesordnungspunkt verlangen
Der Punkt „Abberufung des Verwalters“ muss in der Einladung stehen, sonst ist der Beschluss anfechtbar (§ 23 Abs. 2 WEG). Ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung in Textform verlangen; weigert sich die Verwaltung, lädt der Beiratsvorsitzende ein (§ 24 Abs. 2 und 3 WEG).
Angebote und Vertrag vorher verteilen
Holen Sie Angebote ein und lassen Sie sich den Verwaltervertrag des neuen Verwalters geben. Beides geht mit der Einladung an alle Eigentümer, mindestens drei Wochen vor der Versammlung (§ 24 Abs. 4 WEG). Von uns bekommen Sie Angebot und Vertrag als eine Datei.
Abberufung beschließen
Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 26 Abs. 1, § 25 Abs. 1 WEG). Ein Grund ist nicht nötig; eine Vereinbarung, die die Abberufung einschränkt, ist unzulässig (§ 26 Abs. 3 Satz 1, Abs. 5 WEG).
Neuen Verwalter bestellen, Vertrag beschließen
Zwei getrennte Beschlüsse in derselben Versammlung: Bestellung (§ 26 Abs. 1 WEG) und Abschluss des Vertrags mit Laufzeit und Vergütung (BGH, 27.02.2015 – V ZR 114/14). Höchstens fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG), beides mit Wortlaut in die Niederschrift.
Vertrag mit dem alten Verwalter
Die Abberufung wirkt sofort. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG), früher, wenn er das selbst vorsieht oder beide Seiten es vereinbaren. Bis dahin kann die Vergütung weiterlaufen; ein früheres Ende lässt sich mit der alten Verwaltung in Textform vereinbaren.
Unterlagen und Konten
Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, die alte Verwaltung muss sie herausgeben (§ 18 Abs. 4 WEG). Die Konten laufen auf den Namen der Gemeinschaft (§ 9a Abs. 1 und 3 WEG) — es ändert sich nur die Vollmacht. Wir holen alles mit einer Liste ab und bestätigen jeden Eingang.
Nach der Übernahme
Begehung mit Aufnahme des Ist-Stands. Beschluss-Sammlung geprüft und nachgetragen (§ 24 Abs. 7 WEG), offene Beschlüsse mit Datum und Zuständigem. Zugang zu Konten, Belegen und Verträgen für jeden Eigentümer, Bericht an den Beirat.
Was die alte Verwaltung übergibt
Teilungserklärung mit Aufteilungsplan und Gemeinschaftsordnung
Beschluss-Sammlung und alle Niederschriften
Verwaltervertrag, Versicherungsscheine, Wartungs- und Dienstleistungsverträge
Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und Vermögensberichte der letzten Jahre
Belege, Kontoauszüge und die Liste der offenen Forderungen
Eigentümerliste mit Miteigentumsanteilen und Bankverbindungen
Pläne, Baubeschreibung, Prüfbücher für Aufzug und Heizung, Gewährleistungsunterlagen
Schlüssel, Zugangsdaten und Vollmachten
Fristen
Die Fristen, an denen ein Wechsel hängt
Der Wechsel im ZeitverlaufZeitachse über sechs Monate, beginnend am Tag der Wohnungseigentümerversammlung. Eine Klage gegen einen Beschluss ist binnen eines Monats zu erheben, die Begründung folgt binnen zweier Monate. Der Vertrag mit der abberufenen Verwaltung endet spätestens nach sechs Monaten; weil er früher enden kann, ist sein Balken blass gezeichnet und nur sein Ende hart. Die Bestellung der neuen Verwaltung beginnt am selben Tag und läuft über den Rand der Achse hinaus, höchstens fünf Jahre.
Monate ab dem Tag der Versammlung. Die Abberufung wirkt sofort; alles andere läuft von diesem Tag an.
Was
Frist
Norm
Einladung zur Versammlung, in Textform
in der Regel mindestens drei Wochen vorher
§ 24 Abs. 4 WEG
Abberufung des Verwalters
jederzeit, ohne Grund
§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG
Ende des Vertrags mit dem abberufenen Verwalter
spätestens sechs Monate nach der Abberufung
§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG
Anfechtung eines Beschlusses
Klage binnen eines Monats, Begründung binnen zwei Monaten, jeweils ab Beschlussfassung
§ 45 WEG
Bestellung eines Verwalters
höchstens fünf Jahre; Wiederbestellung frühestens ein Jahr vor Ablauf
§ 26 Abs. 2 WEG
Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter
jederzeit; Ausnahme bei weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Eigentümer verwaltet und weniger als ein Drittel es verlangt
§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG
Was die Gemeinschaft beschließt
Abberufung des bisherigen Verwalters (§ 26 Abs. 1 WEG)
Bestellung des neuen Verwalters mit Beginn und Laufzeit (§ 26 Abs. 2 WEG)
Abschluss des Verwaltervertrags mit dem neuen Verwalter, mit Laufzeit und Vergütung (§ 19 Abs. 1 WEG)
Ermächtigung zur Unterzeichnung des Vertrags, wenn nicht der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats unterschreibt (§ 9b Abs. 2 WEG)
Ausgabengrenze der Verwaltung, soweit die Gemeinschaft sie festlegt (§ 27 Abs. 2 WEG)
Wortlaut für die Einladung
So bezeichnet, ist der Beschlussgegenstand hinreichend genau benannt (§ 23 Abs. 2 WEG).
TOP 1: Abberufung der [Name] als Verwalterin der Gemeinschaft mit sofortiger Wirkung.
TOP 2: Bestellung der GIEBEL Hausverwaltung GbR zur Verwalterin ab [Datum] für [Laufzeit].
TOP 3: Abschluss des Verwaltervertrags mit der GIEBEL Hausverwaltung GbR in der mit der Einladung versandten Fassung; Ermächtigung des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats zur Unterzeichnung.
TOP 4: Beschluss über die Ausgabengrenze der Verwaltung nach § 27 Abs. 2 WEG: bis [Betrag] Euro je Einzelfall ohne gesonderten Beschluss.
Fragen
Fragen zum Verwalterwechsel
Braucht die Gemeinschaft einen wichtigen Grund?
+
Nein. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG), und von diesem Absatz darf weder der Verwaltervertrag noch die Teilungserklärung abweichen (§ 26 Abs. 5 WEG). Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).
Was kostet der Wechsel?
+
Für die Abberufung fällt nichts an. Die Vergütung der alten Verwaltung kann bis zum Vertragsende weiterlaufen, längstens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Bei uns beginnt die Vergütung mit dem Tag der Bestellung; für die Übernahme der Unterlagen berechnen wir nichts.
Muss die alte Verwaltung die Unterlagen herausgeben?
+
Ja. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, jeder Eigentümer kann Einsicht verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dazu gehören Beschluss-Sammlung, Niederschriften, Verträge, Belege, Abrechnungen und die Kontounterlagen.
Kann die Gemeinschaft mitten im Jahr wechseln?
+
Ja, die Abberufung ist an kein Datum gebunden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Der alte Vertrag läuft danach bis zu sechs Monate weiter, und die Jahresabrechnung für das laufende Kalenderjahr macht der Verwalter, der am Ende des Jahres im Amt ist. Ein Wechsel zum Jahreswechsel vermeidet beides.
Was passiert mit der Abrechnung des laufenden Jahres?
+
Die Jahresabrechnung wird nach Ablauf des Kalenderjahres aufgestellt (§ 28 Abs. 2 WEG), und zwar von dem Verwalter, der bei Ablauf des Jahres im Amt ist (BGH, Urteil vom 16.02.2018 – V ZR 89/17). Übernehmen wir im Laufe des Jahres, erstellen wir sie für das ganze Jahr aus den Belegen und Kontoauszügen der alten Verwaltung. Die Unterlagen holen wir vollständig ab, bevor wir das erste Hausgeld einziehen.
Muss der neue Verwalter zertifiziert sein?
+
Die Gemeinschaft kann es verlangen: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG), mit einer Ausnahme für kleine Gemeinschaften, in denen ein Eigentümer verwaltet. Bei GIEBEL ist David Rieger zertifizierter Verwalter im Sinne des § 26a WEG; die Gesellschaft selbst führt den Titel nicht (§ 8 ZertVerwV).
